Unser Workshop-Canvas hilft Ihnen bei der Planung und dabei den Überblick zu bewahren.
Ein Workshop ist eine geplante und strukturierte, gemeinsame Erarbeitung von Arbeitsinhalten. Die Teilnehmer setzen sich dabei, in einem vorgegebenen Zeitfenster, mit einer bestimmten Thematik auseinander oder eignen sich neue Fähigkeiten an. Ein Workshop hilft Lösungsansätze zu finden und konkrete Entscheidungen zu treffen. Außerdem stärkt er den Gruppenzusammenhalt. Workshops können ein paar Stunden dauern oder auch mehrere Tage. Sie werden in der Regel von mindestens einem Moderator angeleitet.
Der Erfolg eines Workshops hängt dabei maßgeblich von einer guten Vorbereitung ab. Die folgende fünf Punkte sollten auf Ihrer To-Do-Liste nicht fehlen:
Unser Tipp: Damit Sie bei den umfangreichen Aufgaben nicht den Überblick verlieren, haben wir einen passenden Workshop-Canvas für Sie zusammengestellt. Laden Sie sich das Paper hier kostenlos herunter:
Die Grundlage jedes Workshops ist ein klares Ziel.
Formulieren Sie SMARTe (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert) Zielsetzungen. Halten Sie diese schriftlich fest und behalten Sie sie bei allen weiteren Planungsschritten stets im Hinterkopf. Jedes Detail sollte auf das Ziel ausgerichtet sein.
Wie viele Personen aus welchen Bereichen und mit welchem Hintergrund sind für den Workshop notwendig?
Je nachdem, was mit dem Workshop erreicht werden soll, kann die Teilnehmerzahl variieren – von mindestens 3 bis hin zu 40 Personen. Kleinere Gruppen haben viele Vorteile:
Größere Gruppen sammeln häufig mehr Informationen als sie verarbeiten können.
Ab etwa 15 Teilnehmern sollten Sie deshalb mindestens einen zusätzlichen Workshop-Moderator engagieren.
Eine kleine Teilnehmeranzahl hat viele Vorteile. Die Gruppe wird sich schneller einig und jeder Teilnehmer kann sich gleichermaßen einbringen.
Packen Sie für jeden Teilnehmer eine Goodiebag mit allen Infos, Snacks und den benötigten Materialien. Fertige Stiftboxen gibt es zum Beispiel von Staedtler.
Die Teilnehmenden füllen den Workshop mit Inhalten. Deshalb empfiehlt sich grundsätzlich ein eher heterogener Kreis. So erhalten Sie Meinungen und Ansichten aus möglichst vielen verschiedenen Perspektiven. Mischen Sie unterschiedliche Altersklassen und Geschlechter. Achten Sie dabei auch auf die Länge der Betriebszugehörigkeit. Das bringt unterschiedliche Erfahrungswerte und neue Impulse zusammen. Stellen Sie sich bei der Auswahl der Teilnehmer unter anderem folgende drei Fragen:
Außerdem ist es ratsam die verschiedenen Charaktere im Blick zu behalten. Manche Menschen reden gern und viel, andere ergreifen dagegen kaum das Wort. Der eine ist stets pauschal gegen jeden Vorschlag (sofern er nicht von ihm selbst stammt), die andere nimmt niemals die rosarote Brille ab. Kollegin X sprudelt nur so vor Ideen, Mitarbeiter Y lehnt sich daraufhin entspannt zurück und lässt sie alles alleine machen. Stellen Sie aus den möglichen Kandidaten einen gesunden und repräsentativen Querschnitt zusammen und achten Sie dabei darauf, dass die Gruppe nicht zu kopflastig wird.
Unser Tipp: Ein Workshop steht und fällt oft mit der Workshop-Moderation. Setzen Sie bei der Auswahl der Moderatoren deshalb auf Expertise und fachliche Qualifizierung. An diesem Punkt zu sparen kann schnell nach hinten losgehen!
Nutzen Sie verschiedene Farben für jedes Themen. So behalten Sie einfacher den Überblick.
Stellen Sie, für einen möglichst reibungslosen Ablauf des Workshops, alle benötigten Hilfsmittel bereit. Braucht der Workshop Tische und Bestuhlung, Flipchart oder Whiteboard oder eine Beamer mit leistungsstarken Lautsprechern (Multimedia-Präsentation)? Was für Materialien werden zum Arbeiten benötigt? Liegen Zettel, Haftnotizen und Stifte für jeden Teilnehmer bereit? Gibt es einen Time-Timer für die Sessions? Wir von Listmann haben Ihnen eine praktische Liste mit den wichtigsten Materialien für einen analogen Workshop zusammengestellt:
Für jedes Team:
Für jeden Teilnehmer:
Unser Tipp: Wir empfehlen an dieser Stelle gerne das Sortiment der Marke Staedtler. Die Flipchartmarker oder Whiteboardmarker des Unternehmens zeichnen sich durch hohe Qualität, lange Lebensdauer und große Zuverlässigkeit aus – also genau das, was Sie für einen gelungenen Workshop brauchen. Darüber hinaus hat Staedtler noch viele weitere Produkte im Angebot, die Sie bei Ihrem Workshop unterstützen können. Nutzen Sie beispielsweise Textmarker, Buntstifte oder Filzstifte für innovative und agile Arbeitsmethoden! So sprudeln die Ideen gleich noch fantasievoller.
Definieren Sie für den Workshop im Vorfeld einen konkreten, möglichst genauen Ablauf. Unterteilen Sie die einzelnen Programmpunkte in Zeitblöcke von maximal 90 Minuten. Planen Sie zwischen den Blöcken kurze Pausen ein. Pufferzeiten entspannen den Zeitplan, falls einzelne Aktivitäten länger dauern als gedacht. Lassen Sie bei der Planung deshalb genug Spielraum, zum Beispiel durch optionale Tagesordnungspunkte, die Sie bei Zeitmangel streichen können.
Auch bei der Vorbereitung hilft eine Visualisierung. Zum Beispiel auf einem Flipboard mit den entsprechenden Flipboard-Markern.
Dokumentieren Sie die Workshopergebnisse. So können Sie später damit weiterarbeiten.
Unser Tipp: Verfassen Sie einen One-Pager mit allen wichtigen Informationen zum Workshop. Mit Infos zum angestrebten Workshop-Ziel, dem detaillierten Programm (inklusive Pausen) und ein paar grundsätzlichen (Spiel-)Regeln zu Ablauf und Netiquette. Verteilen Sie den One-Pager zu Beginn der Veranstaltung oder senden Sie ihn vorab per E-Mail.
Haftnotizzettel in allen möglichen Größen und Farben sind essenzieller Bestandteil jedes Workshops.
Die Auswahl der Location hängt von vielen verschiedenen Aspekten ab. Neben der Teilnehmerzahl spielt auch der Ablauf eine große Rolle. Soll zum Beispiel in mehreren Kleingruppen gearbeitet werden, sind mehrere Tagungsräume sinnvoll. Bei einer großen Gruppe dagegen wäre ein Konferenzraum die bessere Lösung. Findet der Workshop außer Haus statt, sollten Sie zusätzlich darauf achten, dass die Location verkehrstechnisch gut angebunden ist und zum Beispiel genug Parkplätze zur Verfügung stehen - Reservieren nicht vergessen!
Egal wie lang der Workshop werden soll: Denken Sie immer an eine gute und ausreichende Verpflegung! Für ein "zwei-Stunden-Treffen" genügen ein paar Snacks, Kaffee und Getränke. Bei einem ganzen Tag sind Frühstückspause, ein warmes Mittagessen und ein Coffeebreak mit Kuchen angebracht. Diese Pausen dienen nicht nur dem leiblichen Wohl, sondern fördern auch die Kommunikation und das Networking der Teilnehmer untereinander! Viele Locations bieten ein eigenes Catering an. Fragen Sie bei der Buchung am besten gleich danach.
Sparen Sie sich beim Besorgen aller nötigen Workshopmaterialien Zeit und Energie und kommen Sie gleich in unsere Geschäfte in Wiesbaden, Mainz, Koblenz und Aachen. Wir stellen Ihnen die passenden Sets für jeden Teilnehmer, sowie alle anderen Produkte zusammen, die Sie für die erfolgreiche Durchführung des Workshops benötigen. Sprechen Sie uns gerne an, wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihren Besuch!
haben aber weit gelesen! Wenn wir Ihnen telefonisch weiterhelfen können, wählen Sie doch einfach die 06131 - 28 696 - 0 in Mainz oder klicken Sie sich durch zu unserer Kontaktseite!